Dokumentide haldamine võib olla lihtne. Ostuarved, tšekid ja muud kuludokumendid võivad kiirelt kuhjuda ning tekitada stressi, eriti kui raamatupidaja ootab neid kuu algul või aruannete tähtaeg läheneb aga Sinul pole aimugi kus-mis on. Mida varem ja süsteemsemalt dokumente koguda, seda vähem peavalu hiljem. Siin on mõned lihtsad aga tõhusad nipid koos soovitustega, kuidas oma dokumente korrektselt hallata ja raamatupidajale edastada.

1. Kogu dokumendid jooksvalt, mitte viimasel hetkel

Kui saad kätte arve või tšeki, tee sellest kohe foto või salvesta see digitaalselt. Kui lased dokumentidel kuhjuda, võib mõni vajalik paber kaduma minna. Nutitelefoni kaamera ja pilverakendused(nt Google Drive või Dropbox) on siin head abivahendid.

2. Säilita arveid digitaalselt

Eestis on lubatud säilitada ostuarveid ja tšekke digitaalselt, paberkandjal pole dokumente vaja alles hoida, kui sellest on olemas korrektne digitaalne koopia. Seega, kui teed paberarvest hea kvaliteediga pildi või skaneeringu, piisab sellest täiesti. Kui kaua või kuidas dokumente säilitama peab leiad täpsemalt siit.

3. Lisa failidele arusaadavad nimed

Faili nimi võiks sisaldada vähemalt:
📅 kuupäeva,
🏢 tarnija nime,
💶 summat.
Näiteks: 2025-03-15_Telia_35eur.pdf

See lihtsustab raamatupidaja tööd ja väldib vigu. Samuti leiad ise konkreetsed arved vajadusel kiiresti üles.

4. Loo kindel kaustasüsteem

Soovitame luua eraldi kaustad iga kuu kohta, näiteks:
📁 2025-01
📁 2025-02
jne.

Kaustade sees võiksid olla alamkaustad:

• Ostuarved
• Müügiarved
• Aruanded
• Pangaväljavõtted

Üldisesse kausta võiksid luua ka lepingute kausta, kuhu kogud kõik tähtsad lepingud. Nii on lihtne hiljem dokumente leida ja saata raamatupidajale täpselt see, mida vaja.

5. Hoia isiklikud ja ettevõtte ostud lahus

Kui kasutad sama panga- või kaardikontot nii isiklikeks kui ka ettevõtte ostudeks, ära saada raamatupidajale isiklikke kulusid. Parim on neid oste üldse mitte teha ettevõtte kaardiga – nii on vähem segadust.

6. Kasuta digitaalseid tööriistu

Kui tahad elu veel lihtsamaks teha, kasuta näiteks:

• Digitaalset kaustarakendust (Google Drive, OneDrive)
• Tarkvarasid nagu CostPocket või Envoice, mis lasevad arveid pildistada ja otse raamatupidamistarkvarasse edastada. Pärast ostutšeki või arve digiteerimist võid selle paberversiooni ära visata ning hoiab kokku füüsilist ruumi.
• E-arved, mis liiguvad automaatselt e-postiga või isegi otse majandustarkvarasse.

7. Kui dokumente on kogunenud liiga palju ja ülevaade puudub – võta appi pangaväljavõte

Kui ostudokumendid on jäänud kogumata ja kuu lõpp pressib peale, võta ette pangakonto väljavõte ja käi see rida rea haaval üle.

Vaata iga tehingut ja küsi: kas selle kohta on mul dokument olemas?

Just nii töötab ka raamatupidaja – see on nagu sinu enda kontrollnimekiri. Eriti hästi aitab see ka meelde tuletada, mida-millal-kust ostsid.

✅ Kontrollnimekiri dokumentide edastamiseks raamatupidajale:

• Kõik dokumendid on olemas
• Digitaalsed koopiad on loetavad ja korrektsed
• Failid on nimedega: kuupäev + tarnija + summa
• Dokumendid on sorteeritud kaustadesse kuu ja tüübi järgi
• Isiklikud ostud on eemaldatud

Kokkuvõtteks

Ostudokumentide kogumine ja edastamine ei pea olema keeruline. Kui lood endale lihtsa süsteemi ja kasutad nutikaid tööriistu, sujub kõik kiiremini ja valutumalt. Nii säästad nii enda kui ka raamatupidaja aega – ja see tähendab vähem stressi kogu ettevõtlusteel!

💡 PS! Ära unusta, et dokumentide säilitamine on ettevõtjana seaduslik kohustus. Kui soovid rohkem teada, kuidas ja kui kaua dokumente säilitada, loe meie eraldi postitust siin.

📩 Kui tunned, et dokumentide haldamine kipub üle pea kasvama või vajad nõu, kirjuta meile julgelt – aitame süsteemi luua ja selguse majja tuua!